Постановлением Правительства РК от 31 октября 2018 года № 703 утверждены Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях (далее - Правила), которые вводятся в действие с 7 декабря 2018 года.

Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного уполномоченным органом в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления (далее - уполномоченный орган) порядка работы с документами в организации осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее - служба ДОУ).

В организации, в которой штатным расписанием не предусмотрена служба ДОУ, обязанности возлагаются на ответственное должностное лицо.

Правилами определены:

1. порядок документирования и требования к оформлению документов;
2. порядок оформления реквизитов документа;
3. подготовка и оформление приказов;
4. порядок подготовки и оформления протокола;
5. порядок подготовки и оформления акта;
6. порядок подготовки и оформления справки;
7. порядок подготовки и оформления письма;
8. порядок обработки входящих документов;
9. порядок обработки исходящих документов;
10. порядок прохождения внутренних документов;
11. порядок регистрации документов;
12. порядок использования электронной цифровой подписи;
13. обеспечение информационной безопасности системы электронного документооборота;
14. порядок контроля исполнения документов;
15. порядок учета и хранения печатей, штампов и бланков;
16. порядок составления номенклатуры дел, формирования и хранения дел;
17. порядок оформления номенклатуры дел;
18. порядок формирования дел;
19. порядок оформления дел;
20. порядок оперативного хранения документов;
21. порядок передачи дел в архив организации.

Вместе с тем, Правилами определен примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ:

• Письма, направленные в копиях для сведения.
• Рекламные извещения, проспекты, плакаты, программы совещаний.
• Первичные документы бухгалтерского учета (регистрируются в бухгалтерии организации).
• Учебные планы, программы (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
• Месячные, квартальные и другие отчеты (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
• Формы статистической отчетности (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
• Сообщения о совещаниях, заседаниях.
• Поздравительные письма, поздравительные телеграммы, пригласительные билеты.
• Печатные издания (книги, журналы, газеты, бюллетени).
• Телеграммы и письма о разрешении командировок.
• Телефонограммы о проведении заседаний, совещаний, семинаров и другие.
• Документы с пометкой на конверте «Лично».
• Научные отчеты по темам (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
• Прейскуранты.
• Нормы расхода материалов, заявки на канцелярские принадлежности и организационную технику (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
• Сводки.
• Учетные данные по кадрам.