Документооборот КОРП, ДГУ
30.03.2016
Представим ситуацию, когда все заявки в IT-отдел принято направлять письмами на особый ящик, например, на support@mercury-npo.ru. Каждая такая заявка направляется на рассмотрение старшему системному администратору, который решает кто ее будет обрабатывать.
Заявки оформляются письмами так как это удобно для многих сотрудников. Но для обработки заявок в IT-отделе используются процессы и задачи – их удобнее перенаправлять, следить за состоянием и т. д. При этом учет самих заявок не требуется.
Для автоматизации процессов по входящему письму нам потребуется:
На электронный адрес support@mercury-npo.ru в папку Входящие будут поступать заявки. Для этого необходимо добавить учетную запись и подключиться к электронной почте (Настройка и администрирование – Учетные записи).
Для хранения отработанных заявок (писем) потребуется папка Отработанные (Главное - Почта).
По шаблону рассмотрения (Управление процессами – Шаблоны процессов) будут запускаться процессы для организации взаимодействия сотрудников IT-отдела. В качестве исполнителя в шаблоне следует использовать роль (Управление процессами – Роли исполнителей).
Запуск процессов будет осуществляться механизмом бизнес-событий (Настройка и администрирование – Бизнес-события). Для работы механизма необходимо добавить вид события Новые письма на support@mercury-npo.ru, соответствующий детектор с выражением на встроенном языке и обработчиком с кодом обработки события.
При написании кода для детектора учитываем, что регистрация большого количества бизнес-событий может плохо сказаться на производительности программы, поэтому бизнес-событие регистрируем только один раз в 10 минут и только одно при наличии любого количества писем.
Заполнение процессов по шаблону ведем при помощи метода ЗаполнитьПоШаблонуИПредмету объекта процесса.
Старт процесса проводим с помощью механизма фонового старта процессов (РегистрыСведений.ПроцессыДляЗапуска.ДобавитьПроцессДляФоновогоСтарта). Это позволит вынести длительные операции по старту процессов из механизма детекторов бизнес-событий.
Чтобы отработанные заявки (по которым запущены процессы) больше не попадали в обработку – переносим их в папку писем Отработанные при помощи процедуры ВстроеннаяПочтаСервер.ПоместитьПисьмаВПапку.
После того, как встроенная почта и механизм бизнес-событий выполнят свою работу, старший администратор увидит в своем списке задачу рассмотрения заявки, с которой он должен ознакомиться и решить кто ее будет обрабатывать.