Утверждены Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота
Постановлением Правительства РК от 31 октября 2018 года № 703 утверждены Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях (далее - Правила), которые вводятся в действие с 7 декабря 2018 года.
Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного уполномоченным органом в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления (далее - уполномоченный орган) порядка работы с документами в организации осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее - служба ДОУ).
В организации, в которой штатным расписанием не предусмотрена служба ДОУ, обязанности возлагаются на ответственное должностное лицо.
Правилами определены:
- порядок документирования и требования к оформлению документов;
- порядок оформления реквизитов документа;
- подготовка и оформление приказов;
- порядок подготовки и оформления протокола;
- порядок подготовки и оформления акта;
- порядок подготовки и оформления справки;
- порядок подготовки и оформления письма;
- порядок обработки входящих документов;
- порядок обработки исходящих документов;
- порядок прохождения внутренних документов;
- порядок регистрации документов;
- порядок использования электронной цифровой подписи;
- обеспечение информационной безопасности системы электронного документооборота;
- порядок контроля исполнения документов;
- порядок учета и хранения печатей, штампов и бланков;
- порядок составления номенклатуры дел, формирования и хранения дел;
- порядок оформления номенклатуры дел;
- порядок формирования дел;
- порядок оформления дел;
- порядок оперативного хранения документов;
- порядок передачи дел в архив организации.
Вместе с тем, Правилами определен примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ:
- Письма, направленные в копиях для сведения.
- Рекламные извещения, проспекты, плакаты, программы совещаний.
- Первичные документы бухгалтерского учета (регистрируются в бухгалтерии организации).
- Учебные планы, программы (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
- Месячные, квартальные и другие отчеты (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
- Формы статистической отчетности (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
- Сообщения о совещаниях, заседаниях.
- Поздравительные письма, поздравительные телеграммы, пригласительные билеты.
- Печатные издания (книги, журналы, газеты, бюллетени).
- Телеграммы и письма о разрешении командировок.
- Телефонограммы о проведении заседаний, совещаний, семинаров и другие.
- Документы с пометкой на конверте «Лично».
- Научные отчеты по темам (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
- Прейскуранты.
- Нормы расхода материалов, заявки на канцелярские принадлежности и организационную технику (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
- Сводки.
- Учетные данные по кадрам.