Документ предназначен для учета конкретной хозяйственной операции в привязке к дате и времени. Это позволяет устанавливать строгую временную последовательность совершения операций. Вы можете использовать документы как аналоги стандартных бумажных документов, являющихся основаниями для тех или иных учетных действий или расчетов.
О документах вы можете подробнее прочитать в документации Документы (1С:Предприятие 8. Руководство разработчика).